Recepción de documentos

La recepción de documentos en GTBIB tiene 2 variantes:

1. Cuando venga en el albarán el numero de petición  la hacemos desde SERVIR
2. Cuando no aparezca el numero de petición y haya que buscarla por algun campo se hace por CONSULTA

A partir de aqui la operativa es la misma

Servir un documento (Respuestas positivas)
Una vez recibido el documento en fotocopia, microfilm u original(si es préstamo) se le comunicará o enviará al usuario por correo interno según casos:

• Recepción de fotocopias. Los artículos de revistas se enviarán directamente al departamento del usuario por correo interno lo pidan a cargo de un Centro de Gasto de la Universidad o lo pidan a título particular.
• Recepción de prestamos.  Se enviará una notificación al usuario por correo interno, en la que deberá constar el número de petición del documento, título y la fecha límite para devolverlo. El libro se entregará directamente al usuario para que lo consulte en Sala y  deberá rellenar una Ficha de préstamo (No tiene sentido dar copia de nada porque el libro no sale de Biblioteca) Basicamente en esta ficha deben consignarse, Titulo, lector, firma, fecha devolucion, numero de peticion. Se pone el el libro la hojilla en la que se indica que no sale de biblioteca y demás indicaciones. Cuando retiren el libro se sacan notas de entrega, pegatinas con dirección, etc, que se adjuntan a la ficha de prestamo y se guandan en el fichero verde ordenado por fecha de devolución.

• Documentos que no hay que devolver. Hay documentos(libros, microfilm o microficha) que no hay que devolver porque no es un préstamo interbibliotecario, sino que se trata de una compra o una  donación. En ambos casos, la gestión se realizará de la siguiente forma:
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  a) Caso Donación:
          - Se recepciona en GTbib como el resto de los documentos que llegan, la única diferencia es que cuando nos pida "registrar los datos del préstamo", lo dejaremos en blanco.
          - Lo pasamos a Adquisiciones para que lo registre como donación, con una fotocopia de la factura. En esta fotocopia anotamos lo siguiente: que se trata de un libro que  procede de Documentación por préstamo interbibliotecario; y, si nos acordamos, el catálogo donde hemos localizado el documento.
• - Ellos se encargan de pasarlo a Proceso Técnico para llevar a cabo su catalogación (ellos ya saben que el tipo de préstamo que tienen que ponerle es el mismo que se le pone a los libros adquiridos con cargo al presupuesto de la biblioteca)   
          -  Se le envía una carta al usuario indicándole que el libro que solicitó en préstamo interbiblioteario forma parte de la colección de la biblioteca y puede pasar a recogerlo. La carta se le envía al usuario una vez que nos han avisado de proceso técnico de que el libro ya se encuentra disponible. Los de proceso, se han comprometido a  catalogarlo por vía urgente para que este nuevo paso no signifique un retraso en el aviso de llegada del documento.
         
  b) Caso Compra  El proceso es el mismo que en el caso de la donación, sólo que no hay que pasarlo por Adquisiciones, sino que se pasa directamente a Proceso Técnico,
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En la recepción de documentos, debemos tener en cuenta una serie de puntos:

• Datos administrativos. Los datos administrativos que pide son los siguientes:

                   Medio de llegada del documento a nuestro servicio:  Se refiere al medio por el que la biblioteca nos envía el documento. Ignorar lo que sale por defecto, tendremos que pinchar en el desplegable y poner el que corresponda que puede ser: correo, ariel, mensajero,etc.

• Servido por, por defecto aparece el código de la biblioteca a la cual se le ha solicitado el documento, tenemos que comprobar siempre si coincide con la biblioteca que realmente nos lo suministra. Puede ser que no coincida por varios motivos:

  Porque  la petición haya sido girada a otro centro, y  por lo tanto, la biblioteca que nos suministra el documento no es la misma que a la que se lo hemos solicitado, es este caso,  pondríamos el código de la biblioteca que realmente nos lo sirve. Es un caso muy corriente entre bibliotecas alemanas.

  Que no coincida porque la solicitud haya sido enviada a una biblioteca general y documento lo envíe una Biblioteca de Facultad o de Area, es lo que pasa por ejemplo con la Complutense, Granada, Girona, etc. (Estas  incidencias se recogen junto a las otras de estos centros  en esta pagina). En este caso también tendremos que cambiar el código y poner en servido por: el código  de la biblioteca que realmente nos sirve el documento y que, para el  caso de los libros, se trataría de la biblioteca a la que hay que devolverle el libro. 

• Soporte servido, Se refiere al soporte en el que la biblioteca nos envía el documento,tenemos que utilizar el desplegable y pinchar en la opción que corresponda. Si el artículo lo hemos recibido por Ariel,  el soporte servido es Electrónico.
• Número de fotocopias servidas
• Unidades facturables, dejar en blanco
• Fecha de envío, fecha en la que los documentos son enviados al solicitante.
• Medio de envío, se refiere al medio en el que le enviamos al usuario el artículo, por regla general se lo vamos a enviar por correo, por tanto pinchar en el desplegable y poner  C (correo)
• Adjunto tenéis un cuadro  con todas las conbinaciones  que se os pueden dar:

• A pagar  al suministrador, son las cantidades que se han de abonar a la biblioteca que ha servido el documento:
  • Divisa, cuando son bibliotecas españolas las que nos suministran, pondremos la cantidad que venga en el albarán, si no cobrán nada, dejaremos la casilla en blanco. Cuando son biblioteca extranjeras las que nos envían los documentos, tanto si nos cobran como si no, lo dejamos en blanco, excepto con la British Library que siempre pondremos el número de unidades que nos pide, GTBIB lo tconvierte automáticamente en moneda.
  • Cuando nos cobre en Cupones: IFLA, C.R.I., I.Q.S, pondremos el número de cupones en Coste en divisas, la cantidad en cupones,en Divisa hay un desplegable donde eligiremos el tipo de cupón, GTBIB lo convierte en moneda. En el cajón de la mesa de Mª del Mar hay tres sobres, que corresponden a los tres tipos de cupones, aquí meteremos los albaranes . Cuando nos pidan los cupones por el envío de fotocopias, los metemos  en un sobre con una fotocopia del albarán y lo enviamos  por correo certificado. ; en el caso de un préstamo de libro, enviaremos los cupones cuando devolvamos el libro, para no olvidarnos metemos los cupones en un sobre dentro del libro con las demás "papeles"que envíe, cuando el usuario se lleve el libro, sacaremos el sobre y lo meteremos en el fichero de préstamo. Cuando devuelva definitivamente el libro, lo enviaremos  a la biblioteca con los cupones dentro y una fotocopia del albarán, el original nos lo quedamos nosotros, le ponemos la fecha de envio y lo metemos en el sobre que pone "cupones ........"
• A cobrar al solicitante,son los datos para cobrar a quién ha solicitado el documento, debe de coincidir con lo que pongamos en el punto anterior.
• Préstamo: poner SI o NO según proceda
• Informar al solicitante: Por ahora seguiermos como en la versión anterior, no informaremos al usuario por correo electrónico, le informaremos por correo interno.
• Descontar de depósito si exite: dejar en blanco
• Recepción de documentos en préstamo. Si hemos rellenado la casilla "Es un préstamo SI" (cuidado con una S o una N que aparece por defecto, hay que poner SI o NO, dependiendo de que sea un préstamo o no), se nos abrirá una plantilla recordándonos que debemos registrar los datos del préstamo. En esta plantilla lo único que tenemos que rellenar es la fecha de devolución del libro en Devolución, seguidamente dar a Añadir.

• Fecha devolución, pondremos en GTBIB la fecha que nos diga la biblioteca suministradora, pero en la nota que enviemos al usuario informándole de que puede venir a recoger el libro, le pondremos 4 días menos. Cuando no pone claramente la fecha de devolución le ponemos 20 días tanto en GTBIB como en la nota.
• En el campo notas, pondremos la biblioteca a la que hay que devolverle el libro en el caso de que no coincida con la que nos lo envía, lo que ocurre por ejemplo con la Complutense.
• Documentos duplicados. Puede ocurrir que al hacer la recepción de un documento observemos que ese documento aparezca como recibido, si vemos claramente que la culpa es nuestra porque lo hayamos pedido dos veces,  tendremos que repetir la petición, asignarle un número nuevo de GTBIB, asignar biblioteca, cursar peticion (pero no enviarla, borrarla de la cola de pegasus),y hacer la recepción. Como centro de gastos, asignaremos el código de Biblioteca 122001. El artículo repetido nos lo quedamos nosotros, lo guardamos en la carpeta "ARTÍCULOS REPETIDOS" y anotamos la incidencia correspondiente. Si el error es de la biblioteca suministradora (lo ha enviado dos veces), buscaremos el albarán del primer envio, le haremos una fotocopia y se lo enviaremos junto con el artículo y una "atenta" nota que diga que el artículo nos lo han enviado dos veces.
• Albaranes. En el albarán que nos envíe la biblioteca suministradora, anotaremos los siguientes datos: codigo de usuario, código de centro de gastos y número de petición. Lo meteremos en la carpeta que pone "Albaranes"
• Pago con Cupones. Como he explicado en el punto "Datos Administrativos", hay centros a los que tenemos que pagar con cupones (IF; IQ;CR), en este caso haremos lo siguiente:  cogemos los cupones, los metemos en un sobre con una fotocopia del albarán y  lo adjuntamos al libro, cuando el libro sea retirado se adjunta a la ficha de prestamo y se guarda en el cajetín. El albarán original lo meteremos en la carpeta correspondiente (albaranes de cupones.....) con  el codigo de usuario, código de centro de gastos, número de petición y fecha en que se envían los cupones. Éstos  se enviarán a la biblioteca suministradora cuando devolvamos el libro. Si es un artículo lo que recibimos, enviaremos los cupones en el momento de hacer la recepción, los enviaremos  por correo certificado junto con una copia del albarán.
• Pago con sellos de correos. Cuando una biblioteca  nos pida que le paguemos con sellos de correos el procedimiento es similar al de los cupones, hay un sobre especifico para esto. En el caso de que la biblioteca no envie un albaran justificativo usamos este impreso, una copia se deja en el sobre con los datos de usuario y cetnro de gasto.
• Cobro a los usuarios. Los costes derivados de cada P.I. son asumidos por el centro de gastos que el usuario ha puesto en la solicitud que cada cierto tiempo se cobraran por Administración.
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  Existe también un centro de gastos Particulares en este caso, el coste de los documentos lo hace efectivo el usuario, se le enviará una carta cumplimentando debidamentel este documento .

  Datos bancarios para hacer el ingreso los particulares.

  Entidad: 3058
  Oficina:0130
  D.C.: 16
  Num. cuenta: 2731001008
  Detalle de la operación: Biblioteca. PI (numero de la peticion)
  Bajo Firma el nombre del usuario.

  No se permitirá que ningún usuario en esta condición recoja sus documentos si previamente no haya hecho el ingreso en Cajamar. Nos debe enseñar su resguardo, que nosotros fotocopiamos y pasamos a Administración.

  Particulares (PAS). Los usuarios particulares que son PAS de la casa, se le notifica la llegada del documento al edificio donde trabaja  con el documento arriba indicado (la misma que a los particulares) y adjuntándole la hoja de ingreso de Cajamar.

• Reembolsos. Cuando nos llegue un artículo pagado contrareembolso,  pasaremos  el sobre donde viene el artículo junto con el albarán al administrativo y anotaremos en dicho sobre el número de petición, centro de gastos y nombre de usuario. El precio que ponemos en GTBIB es la suma total del reembolso y el albarán.

Hay que tener en cuenta los siguientes casos:

• Peticiones que van a seguir siendo buscadas. Son las que corresponden a respuestas del tipo no tienen volumen, año, excluido de préstamo, perdido, etc. Sacaremos la respuesta  por la impresora. En GTBIB los pasos son:

-Servir

-Petición....(Poner el número de petición) Pinchar en Respuesta negativa.(si no supieramos el número de petición, nos iríamos Consulta y buscaríamos por cualquier campo la publicación)

-No notificar al solicitante

-Comentario a adjuntar: las respuestas negativas están normalizadas, (ver Anexo...)

- En la petición en papel poner  donde ha sido ya buscada y se pasa al fichero Buscar.

• Respuesta que implique que la peticion se cierra.  Cuando la respuesta es que la referencia es incorrecta y no hemos podido corregirla en nuestras bases de datos;   que se ha pedido en España, no pueden servirla y sólo quedaria enviarla al extranjero y tiene nivel ; presupuestos no aceptados, etc. los pasos son los siguientes:

- Servir
- Petición (poner el número de petición)Pinchar en Respuesta negativa.(si no supieramos el número de petición, nos iríamos Consulta y buscaríamos por cualquier campo la publicación)
- Activar "notificar al solicitante"
- Pinchar en "Cerrar definitivamente la petición"
- Comentario: Poner primero el motivo de la cancelación, las repuestas que tenemos normalizadas y comentarle el motivo de la cancelación

Aquí si que informaremos por correo electrónico porque aunque da la opción de informar por carta, tenemos que unificar con las respuestas negativas que damos cuando la petición no ha sido cursada a ninguna biblioteca.