Tramitación Expedientes de Contratación

La Universidad de Almería, como ente público que es, está obligada a gestionar sus relaciones contractuales ajustándose a las prescripciones de la Ley 2/2000,, de Contratos de las Administraciones Públicas. Además, la citada Ley establece que a todo contrato administrativo precederá la tramitación del expediente de contratación y la aprobación del mismo, salvo que se trate de un contrato menor, pudiendo distinguir, dentro de la citada tramitación, las fases que se relacionan a continuación, las cuales pasaré a desarrollar brevemente en el punto siguiente:

• Documentación previa

• Actuaciones administrativas preparatorias

• Fase de Licitación

• Fase de Adjudicación

• Formalización, ejecución y finalización del contrato

En este sentido, cabe destacar que la referida Ley considera contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo sea la ejecución de obras, la gestión de servicios públicos y la realización de suministros, los de consultoría y asistencia o de servicios y los que se celebren excepcionalmente con personas físicas para la realización de trabajos específicos y concretos no habituales. Cada uno de estos tipos de contratos implica la realización de una serie de actuaciones distintas para cada uno de ellos, aunque se mantiene el esquema básico del expediente de contratación. Los cambios mas importantes de un tipo de contrato a otro se producen en las actuaciones preparatorias del expediente, tales como la memoria de necesidades en el contrato de suministro, el replanteo previo en las obras o el certificado de insuficiencia de medios en los contratos de asistencia o servicios.

Asimismo, la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas establece los procedimientos y formas de adjudicación que a continuación se detallan:

En cuanto a los procedimientos, entendiendo por tales los métodos para buscar empresarios, métodos que pueden admitir una mayor o menor concurrencia, hay que distinguir entre abiertos, dirigidos a todos los empresarios interesados, restringidos, dirigidos sólo a los empresarios previamente seleccionados por la Administración, o bien negociados con un empresario justificadamente elegido por la Administración, previa consulta y negociación con uno o varios empresarios.

En cuanto a las formas, entendiendo por tales a los concretos procedimientos mediante los que se selecciona al contratista con apoyo en los criterios establecidos por la Administración. Si el único criterio de selección es el precio del contrato, nos encontramos ante una subasta, mientras que por el contrario cuando concurran otros criterios para elegir al contratista, estaremos ante un concurso.

A continuación, se explica brevemente en que consiste cada una de las tareas a las que da lugar la función genérica de Tramitación de Expedientes de Contratación, así como los órganos o unidades administrativas que intervienen en cada una de ellas:

1.Elaboración Proyecto o Memoria.

Como documento previo a la iniciación del expediente es necesario una Memoria que contenga las características y especificaciones técnicas que definan, de la mejor forma posible, el objeto del contrato. Esta Memoria de necesidades será el documento que sirva de base para la redacción del Pliego de Prescripciones Técnicas.

En la realización de esta tarea intervienen, por un lado, los Centros de Gasto, realizando la Memoria necesaria en cada caso, y remitiendo la misma al Servicio de Contratación, Suministros y Patrimonio. Por otro lado, interviene también el Servicio de Contratación, además de en la recepción de la memoria, en la elaboración de la misma en algunos casos.

En el caso de que se trate de un contrato de obras, para la iniciación del expediente es necesaria la recepción del correspondiente Proyecto de obras.

2. Iniciación expediente.

 Una vez definido el objeto del contrato, el Servicio de Contratación redacta la Resolución que posteriormente firmará el Rector-Presidente de la Comisión Gestora, ordenando la iniciación del expediente de contratación.

3. Elaboración e informe del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

La redacción del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares específico para el contrato en cuestión, es la tarea más complicada de todas las que conforman las actuaciones preparatorias del expediente. La importancia del Pliego de Cláusulas radica en que una vez formalizado el contrato, el Pliego pasa a ser documento contractual de vital importancia en toda la ejecución del contrato. Además, en esta tarea, y por imperativo legal interviene el Gabinete Jurídico de la Universidad, emitiendo informe de legalidad acerca del contenido del Pliego de Cláusulas.

4. Reserva de Crédito.

El Servicio de Contratación realiza la solicitud de reserva de crédito al Servicio de Asuntos Económicos, en todos aquellos casos en que el contrato origine un gasto presupuestario.

5. Aprobación expediente y orden de inicio del procedimiento de adjudicación.

Una vez completados cada uno de los trámites anteriormente referidos, el Rector-Presidente de la Comisión Gestora dictará una resolución motivada aprobando el mismo, y disponiendo la apertura del procedimiento de adjudicación. Esta Resolución comprende la aprobación de todas las actuaciones anteriores.

Antes de pasar a la fase de adjudicación, conviene resaltar la intervención del Servicio de Contratación en la fase de licitación, facilitando copias de los pliegos o condiciones de los contratos a todos los interesados en participar en procedimiento de adjudicación, resolviendo además las dudas que planteen los mismos acerca de cualquier extremo contenido en el Pliego e informando de la forma de presentación de los documentos exigidos.

La orden de inicio del procedimiento de adjudicación, obliga en primer lugar y a la publicación, en aquellos casos en que así lo exija la Ley, de la licitación en el Boletín oficial del Estado, actividad en la que intervienen el Servicio de Contratación, en la redacción del correspondiente anuncio y el Rector-Presidente de la Comisión Gestora autorizando la publicación del mismo.

6.Elaboración Propuesta Adjudicación.

 En el desarrollo de esta tarea interviene principalmente la Mesa de Contratación correspondiente, encargándose de la apertura y estudio de las propuestas presentadas y elevando su propuesta al Rector-Presidente de la Comisión Gestora.

 En este sentido es importante destacar la labor de asistencia a la Mesa de Contratación realizada por un funcionario del Servicio de Contratación, que asiste a la Mesa realizando las funciones de Secretario de la misma, funciones que consiste principalmente en la realización de todos aquellos estudios comparativos necesarios en orden a la elaboración de la propuesta de adjudicación, así como la redacción del acta de todas las sesiones celebradas.

Dentro de las actuaciones realizadas por la Mesa de Contratación y como reflejo claro del principio de transparencia consagrado en la nueva Ley, es de destacar una importante novedad que fue necesaria introducir a raíz de la entrada en vigor de la nueva Ley, la apertura en acto público de los sobres que contienen la proposición económica.

Asimismo, y como función propia del Secretario de la Mesa de Contratación, destaca la de requerir la subsanación de documentos administrativos presentados a fin de participar en la licitación.

7. Adjudicación.

 En la adjudicación del contrato únicamente interviene el Rector-Presidente de la Comisión Rectora, dictando la correspondiente resolución, previamente redactada por el Servicio de Contratación.

 8. Notificaciones.

Esta tarea es realizada íntegramente por el Servicio de Contratación, comunicando la resolución de adjudicación tanto a la empresa adjudicataria como a las demás empresas licitantes.

En este apartado también se incluye la devolución, a la cual obliga el Reglamento General de Contratación, de la documentación que acompaña a la proposición económica.

 9. Elaboración contrato e informe.

En la redacción del documento mediante el cual se formaliza el contrato, colaboran el Servicio de Contratación que lo redacta y el Gabinete Jurídico que procede a la supervisión del mismo.

 10. Formalización del contrato.

 En ella únicamente interviene, de una parte el Rector-Presidente de la Comisión Gestora y de otra la empresa adjudicataria del contrato, procediendo ambos a la firma del documento anteriormente elaborado.

 11. Seguimiento y control de contratos.

 Esta tarea, realizada exclusivamente por el Servicio de Contratación, es de vital importancia, y consiste en la verificación del efectivo cumplimiento de los contratos, procurando ajustar la ejecución de los mismos a los preceptos de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, controlando aspectos tales como la finalización del contrato, la devolución de la garantía definitiva, o la posibilidad de prorrogar la vigencia del contrato.

12. Liquidación de los contratos.

 Esta tarea consiste en comprobar que el contenido económico de los contratos se ajuste a lo establecido en los mismos