Gestión de Compras 

En relación con esta función, es interesante definir, en primer lugar, que entiende la nueva Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, por contrato menor, definición para la cual la referida Ley solo toma como base la cuantía de los mismos, siendo contratos menores aquellos que no excedan de 5 millones de pesetas si son obras, y 2 millones de pesetas si son suministros, consultoría y asistencia, o servicios. En estos contratos menores la tramitación del expediente sólo exigirá la aprobación del gasto y la incorporación de la factura, lo cual supone una importante simplificación de la tramitación. Esta función está directamente regulada por la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, la Ley de Reforma Universitaria, así como por las normas de ejecución del Presupuesto de la Universidad de Almería.

A continuación se describen en que consiste cada una de las tareas que se engloban en la gestión de compras, así como los órganos que intervienen en la realización de las mismas.

1. Detección de Necesidades y confección de Relación de Necesidades.

Esta tarea es desarrollada íntegramente por cada Centro de Gasto, detectando la necesidad en cada caso, confeccionando a continuación la Relación de Necesidades correspondiente, y la enviará a la Unidad Administrativa que corresponda, autorizada siempre por el responsable del Centro de Gasto[1] y lo enviará a la Unidad Administrativa que corresponda.

Las Relaciones de Necesidades, deberán describir el bien a adquirir de tal forma que se conozcan las características más usuales del producto en el mercado. Para ello se podrán acompañar, en su caso, presupuesto, ofertas, facturas proforma, folletos o cualquier otro tipo de información que sobre los productos a adquirir, obren en posesión de la persona que solicita la adquisición.

2. Búsqueda de Proveedores y realización de pedidos.

Recibida la relación de necesidades en la Unidad Administrativa de Gestión correspondiente, ésta procederá a la elaboración de la Nota de Pedido. Para ello habrá de tener en cuenta que:

2.1) La primera operación a realizar será agrupar los productos a adquirir en grupos homogéneos a fin de localizar el/los proveedor/es que normalmente realizan este tipo de Suministros.

2.2) Seguidamente se procederá a la búsqueda del proveedor que realizará el suministro, para ello las Unidades Administrativas de Gestión dispondrán de:

2.2.a) Relación de proveedores y productos correspondientes a los contratos de suministro que con carácter anual firma la Universidad de Almería. Si se trata de adquisiciones de bienes de estos grupos de contratación, los pedidos, obligatoriamente, se efectuarán a estos proveedores.

A este fin, cada vez que se adjudique un contrato de suministro, se comunicará este hecho a los distintos Centros de Gasto, con antelación suficiente a la fecha de comienzo del contrato, acompañando relación detallada de productos y precios unitarios de la oferta de la empresa adjudicataria. Los contratos de suministro anuales firmados por la Universidad de Almería, actualmente en vigor, son los que figuran a continuación:

2.2.b) Relación de proveedores habituales (sin contrato) y ofertas puntuales de los mismos concertadas por el Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio.

2.2.c) Asimismo en el Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio se encuentran, para su consulta, catálogos de bienes homologados por el Ministerio de Economía y Hacienda y por la Consejería de Economía y Hacienda de la Junta de Andalucía.

2.2.d) Para las adquisiciones de libros se tendrán en cuenta los proveedores habituales de la Biblioteca Universitaria.

La Unidad Administrativa Gestora en el momento de seleccionar el proveedor deberá tener en cuenta que si se trata de adquisiciones de productos incluidos en el apartado a) los pedidos se harán obligatoriamente a estos proveedores, en los supuestos b) ,c) y d) la adquisición se hará al proveedor que presente la mejor opción.

No obstante lo anterior, en determinados supuestos, puede que existan dificultades tanto para buscar proveedores de algún tipo de producto como para valorar cual de las opciones pueda ser la mejor. En estos casos se consultará al Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio a fin de buscar la mejor solución posible.

2.3) Seleccionado el proveedor y conocido el precio de los productos a adquirir se cumplimentarán estos extremos en el impreso nota de pedido. Se confeccionarán notas de pedido independientemente por cada Centro de Gasto y proveedor.

Las Unidades Administrativas de Gestión formarán un expediente con todos los documentos e impresos que de las distintas fases queden en su poder. Es muy importante hacer un seguimiento en cuanto al tiempo transcurrido desde el momento en que se realiza el pedido y el momento en que se recepciona el material solicitado. Este control será efectuado por las Unidades Administrativas de Gestión y en aquellos casos en que se produzca una demora considerable en el suministro, comunicará esta anomalía al Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio para que por éste sean tomadas las medidas oportunas.

En cuanto a la forma de realizar los pedidos, estos serán realizados por las Unidades Administrativas de Gestión utilizando cualquier medio (correo, fax, entrega en mano, etc.) que acredite que el proveedor recibe la nota de pedido.

3.Recepción y conformidad de mercancía.

La recepción de material se efectuará por las Unidades Administrativas de Gestión que hayan hecho el pedido, realizando las siguientes operaciones:

3.a) Se comprobará que el material a recepcionar coincide con el material pedido. A este fin el proveedor entregará junto con el pedido albarán que contendrá las siguientes indicaciones:

• Número de albarán

• Número de nota de pedido

• Código y denominación del Centro de Gasto

• Descripción de los productos suministrados

• Valoración en pesetas producto a producto

• Valoración total del suministro (IVA INCLUIDO)

El proveedor, en este momento, presentará un mínimo de tres (3) albaranes que tendrán el siguiente destino:

• El original se adjuntará en su momento a la factura.

• Una copia se quedará para control en la Unidad Administrativa de Gestión.

• La copia restante será para el proveedor.

3.b) Comprobado el material objeto de suministro se procederá a conformar el albarán (la persona que recepciona bajo su firma consignará su nombre y apellidos, la fecha de la recepción y el sello del Centro de Gato) y posteriormente se enviará el material a la persona que lo ha solicitado.

3.c) Con respecto al contenido del los albaranes puede ocurrir que éste no sea correcto bien por que los productos son diferentes a los solicitados al proveedor o bien porque se detecte que los precios difieren de la oferta. 

En estos supuestos si la anomalía se detecta en el momento de la recepción se procederá a anotar sobre el albarán los datos pertinentes y posteriormente se firmará. Si la anomalía se detecta a posteriori inmediatamente se notificará ésta al proveedor y en, su caso, al Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio para que, por estos, se proceda a su rectificación en los albaranes que obran en su poder. De igual forma se procederá con los albaranes que obran en poder de la Unidad Administrativa de Gestión.

4.Control de albaranes y facturas

Mediante esta tarea se comprueba que los precios que figuran en los albaranes y en las facturas son los establecidos en los contratos de suministro, en su caso, o bien los consensuados para aquellos supuestos donde no exista contrato.

El procedimiento de recepción y control de las correspondientes facturas es distinto según se trate de pedidos correspondientes a los contratos anuales firmados con las empresas relacionadas anteriormente o pedidos de productos sin contrato anual. 

5.a) Facturas correspondientes a los pedidos descritos en el apartado 2.2.a): Grupos de Contratación:

Las facturas, junto con el original de los albaranes, serán entregadas por los proveedores en el Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio. Por este Servicio se procederá a comprobar la factura con respecto a los albaranes y una vez contrastada y en base a la autorización del gasto que el Responsable del Centro de Gasto ha realizado al firmar la relación de necesidades conformará la factura. 

Una vez conformada la factura se remitirá una copia de la misma a la Unidad Administrativa de Gestión a fin de que ésta, tras las operaciones pertinentes, realice la toma de razón de la misma. 

Si existe disconformidad con la factura o su contenido, la Unidad Administrativa de Gestión deberá de ponerlo en conocimiento del Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio en el plazo de 5 días hábiles.

Transcurrido el plazo antes citado los originales de las facturas conformadas serán remitidas por el Servicio de Contratación Suministros y Patrimonio al Servicio de Asuntos Económicos para su contabilización y posterior pago.

5.b) Facturas de pedidos realizados directamente por el Centro de Gasto.

Las facturas, junto con el original del albarán, serán entregadas por los proveedores directamente en el correspondiente Centro de Gasto.

En caso de que la factura se reciba en el Servicio de Contratación, se remitirá la misma al correspondiente apoyo administrativo, para su comprobación. Una vez firmada por el Responsable del Centro de Gasto, se remitirá al Servicio de Asuntos Económicos, para proceder a su contabilización y pago. Las facturas se enviarán acompañadas del escrito que figura como Anexo IV.

 OTROS SUPUESTOS

 El procedimiento descrito será el que con carácter general se aplicará en la mayoría de adquisiciones de bienes o demanda de servicios. No obstante y debido a la amplia casuística que en esta gestión se genera, y en aras a la consecución de los principios de celeridad y eficacia que debe residir todo procedimiento, en aquellos supuestos en que algunas fases del procedimiento no puedan realizarse en su tiempo, bien porque la adquisición o reparación sea urgente o bien porque el peticionario, por causa admisible, ya haya efectuado la adquisición o encargado la prestación del servicio correspondiente, la Unidad Administrativa, a posteriori, iniciará actuaciones con la finalidad de contemplar aquellas fases ya ejecutadas por la persona peticionaria.

5.Estudios de mercado.

A fin de que la Universidad de Almería pueda beneficiarse de los mejores servicios y adquirir los productos de la mejor calidad y a los mejores precios, se realizarán, periódicamente, sondeos de mercado que dará lugar a la confección de relaciones de proveedores y productos por ellos ofertados que serán distribuidos a los responsables de los Centros de Gasto.