COMITÉ DE EMERGENCIA (O CRÍSIS)

Las actuaciones frente a las emergencias se han diseñado teniendo en consideración dos niveles de respuesta distintos: nivel superior y nivel operativo.

Nivel superior

En determinadas situaciones, es preciso realizar otras actividades ajenas al área de escenario para garantizar la respuesta de la estructura de Dirección y de toda la Comunidad universitaria.

Muchas de ellas se han de realizar, en ocasiones, desde el mismo instante en que se produce el suceso, o en fases inmediatamente posteriores, y se extienden incluso después de la finalización de las actividades en el escenario, hasta el regreso a la completa normalidad de la situación desencadenada.

Este nivel de respuesta establece la organización y los mecanismos de interfase que aseguren el enlace con los Órganos de Dirección y el cumplimiento de las tareas que han de llevar a cabo con relación a la emergencia, que básicamente son:

• Gestionar y dirigir las actividades propias de la organización de la Dirección de la Universidad tendentes a la vuelta a la normalidad.

• Asegurar el flujo de información y comunicaciones, no relacionadas directamente con el escenario del suceso, internas en la propia Universidad y con las Organizaciones Externas.

Se han previsto 3 tipos de respuesta: pre-emergencia, emergencia menor y emergencia mayor.

Nivel operativo

Organización prevista para intervenir directamente en el escenario del suceso, conforme a unos niveles de respuesta acordes al suceso.

Se han previsto 3 tipos de respuesta: Conato de emergencia, emergencia limitada y emergencia general.

Actuaciones del nivel superior

Las actuaciones de este nivel superior quedan aseguradas por la existencia y las funciones encomendadas a:

• El Gestor  de Autoprotección.

• El Comité de Emergencia (o de crisis).

Gestor  de  Autoprotección

Responsable de la gestión de la autoprotección en la Universidad y de la activación de la respuesta del nivel superior aquí detallado.

Una vez informado sobre el suceso, activará el nivel superior de respuesta que corresponda mediante las acciones siguientes (si corresponde con el nivel de respuesta):

• Constitución del Comité de Crisis.

• Comunicación al Rectorado y Gerencia de la Universidad.

• Comunicación a los Organismos de la Administración Pública relacionados con la emergencia.

El Gestor  de Autoprotección informará y mantendrá informado a los componentes del Comité de Crisis según se vayan incorporando. Inicialmente repartirá las funciones en razón a los incorporados de manera que se pongan en marcha aquella más perentorias y urgentes.

Comité de Emergencia (o Crisis)

Los comités de crisis responden con eficacia para diseñar y llevar a cabo las actuaciones no operativas relacionadas con las emergencias.

Su composición puede variar en dependencia del suceso de que se trate, de su gravedad y de su alcance.

Sirve como elemento de transmisión de la información sobre el suceso, para obviar el habitual “goteo” informativo que suele producirse, así como evitar el uso de información distorsionada. Asegura la unicidad de acción entre los distintos intervinientes.

Es preciso recordar que en determinados casos y sobre todo en fases tempranas se hace necesario repartir determinadas tareas relacionadas con la emergencia, tales como el seguimiento de heridos, atención a damnificados, información a familiares, etc.

El comité de crisis posibilita el logro de los objetivos perseguidos con la activación de este nivel superior ya que proporcionan : 

• La atención y el reparto de tareas relacionadas con la situación y ajenas con el área del escenario (seguimiento de hospitalizados, atención a damnificados, información a familiares, comunicaciones con administraciones Públicas, evaluación de la situación originada, preparación de planes de acción frente a la crisis: establecimiento de programas de sustitución y de reparación (que precisan urgencias), planes de contingencia -posibilitan la continuidad de la actividad prevista en el propio centro o en instalaciones terceras-, estrategia de comunicación con prensa, etc. ).

• Gestión  de las actuaciones propias de la estructura de la Dirección Universitaria en relación con el suceso y  tendentes al regreso a la normalidad (estudios de los impactos, implicaciones sobre las actividades docentes o asociadas, etc.).

• Emitir comunicados y recomendaciones a la familia universitaria y a los medios de comunicación.

• Posibilitar la integración con las Administraciones y Organizaciones Públicas involucradas de alguna de las formas en la situación sobrevenida.

Como miembros habituales del comité de crisis han de participar:

• Rector
• Vicerrector de Planificación e Infraestructura.
• Vicerrector de Estudiantes.
• Gerente de la Universidad.
• Director del Gabinete de Comunicación y Relaciones Sociales.
• Jefe de Gabinete de Rectorado.
• Directora del Gabinete Jurídico.
• Gestor  de Autoprotección.
• Pueden incorporarse, asimismo los/as responsables de Centros, Servicios o unidades afectadas.

Sus funciones varían en función del suceso y sus consecuencias. En cualquier caso, además de las propias que tienen encomendadas en la Estructura de Dirección Universitaria, deben de tenerse en consideración a título indicativo:

• Dirección General de las actuaciones

• Seguimiento y atención de damnificados: víctima, heridos y hospitalizados.

• Seguimiento/evaluación de simulacros.

• Información a familiares y afectados.

• Comunicaciones con las Administraciones Públicas.

• Recopilación de la información sobre el siniestro, sus causas y consecuencias.

• Evaluación de la situación originada. Estudios de impactos. Implicaciones sobre las actividades universitarias.

• Programas de sustitución y de reparación (que precisan urgencia).

• Planes de contingencia.

• Medidas preventivas y de protección.

• Comunicados y recomendaciones a la familia universitaria u opinión pública.

• Estrategia de comunicación con la prensa y elaboración de comunicados.

• Comunicación y coordinación con los Organismos de la Administración Pública.

ACTIVACIÓN  DEL NIVEL SUPERIOR

Como norma general, en función de la emergencia de que se trate, corresponde al Gestor  de Autoprotección la activación de este nivel superior de respuesta.

Para una activación adecuada, se han previsto determinados niveles de respuesta relacionados con las exigencias del evento de que se trate:

• Pre-emergencia

• Emergencia menor

• Emergencia mayor

ACTIVACIÓN DEL NIVEL SUPERIOR EN PRE-EMERGENCIA

Si a través de una previsión, se constata la posibilidad de la  actualización de un riesgo potencial, es necesario adoptar algunas medidas que hagan posible la disminución de los tiempos de respuesta (alerta) o la protección frente a dicha amenaza.

La pre-emergencia se produce básicamente ante:

• Una previsión de fenómeno meteorológico adverso

• Una amenaza de bomba o detección de paquete sospechoso que reúna características que así lo aconsejen y lo permitan.

• Otros fenómenos no relacionados que permitan la previsión y por lo tanto la preparación de mecanismos de protección frente a la amenaza de que se trate.

ACTIVACIÓN DEL NIVEL SUPERIOR EN EMERGENCIA MENOR

Se declara cuando ante un evento menor (suceso de características graves, aunque no catastróficas) es aconsejable adoptar acciones o medidas determinadas.

A título indicativo, se relacionan algunos sucesos que pueden exigir la activación de una emergencia menor:

• Un incendio o explosión afectando a un edificio y que entrañe la paralización de las actividades docentes o asociadas.

• Una amenaza de bomba o detección de paquete sospechoso que reúna características que así lo aconsejen y lo permitan.

• Sucesos con heridos.

• Sucesos con origen antisocial con gravedad y repercusión sobre las actividades universitarias.

ACTIVACIÓN DEL NIVEL SUPERIOR EN EMERGENCIA MAYOR (CATASTROFE)

Ante una situación de accidente o catástrofe, es preciso la activación máxima de toda la organización universitaria.

El concepto de emergencia mayor se asocia al de catástrofe. La emergencia mayor, por lo tanto se corresponde con eventos con grave repercusión para la familia universitaria (muertos, explosiones  de gran envergadura, caída de aeronave, etc.).

ALERTA EN SITUACIONES DE PRE-EMERGENCIA.

La alerta es un aviso para prepararse ante una posible actuación y tiene por objeto, fundamentalmente,  reducir tiempos de respuesta de los medios que han de actuar y mantener la organización atenta a nuevos avisos e informaciones.

La notificación de alerta es propia de la pre-emergencia y es precisamente la primera alerta la que determina la adopción de esta Situación.

Corresponde al Gestor  de Autoprotección, directamente o a instancia de los integrantes del Comité de Crisis, quien, después de una primera evaluación, determina las actuaciones consecuentes y los destinatarios pertinentes de la notificación.

El contenido de esta Notificación se circunscribe a los siguientes extremos:

• Circunstancias que originan la Situación

• Consecuencias que pueden derivarse de la actualización del riesgo.

• Acciones que corresponden ejecutar al destinatario y qué elementos subordinados debe alertar.

• Lugar, día, hora y circunstancias para el inicio de actividad.

• Petición de información, a quien pueda proporcionarla, y suministro al Comité de la evolución del riesgo y periodicidad con la que debe mandarla.

• Previsión de nuevas notificaciones.

Teniendo en consideración el gran número de sucesos y circunstancias concurrentes obligan a la elección de un Formato muy simple y flexible, pudiendo ser verbal, a través de teléfono o mediante medios de transmisión automáticos, como el fax o el correo electrónico (éstos últimos, siempre que se asegure su recepción).

ALARMA EN EL NIVEL SUPERIOR (NIVEL SUPERIOR, CASO DE EMERGENCIA MENOR O MAYOR)

La notificación de alarma, es propia de la activación a nivel superior de los niveles menor o mayor (catástrofe).

Es un aviso conducente para convocar al Comité de Crisis  y por lo tanto acudir al centro universitario y ejecutar y/o  adoptar determinadas acciones y medidas.

Partirá del Gestor  de Autoprotección, directamente o a instancia de los integrantes del Comité de Crisis, quien después de una primera evaluación determina los destinatarios pertinentes.

Se circunscribe a los siguientes extremos:

• Circunstancias que originan la Situación

• Consecuencias que pueden derivarse de la actualización del riesgo.

• Acciones que corresponden al destinatario

Normalmente y dada la premura de tiempo será telefónica.

NOTIFICACIONES DESDE EL NIVEL SUPERIOR

Sus objetivos y formatos dependen de los destinatarios que básicamente son:

• Comunidad  universitaria

• Organizaciones de la Administración Pública

• Prensa

Dado que sus objetivos serán bien distintos, la estrategia debe ser, asimismo diferente

Comunidad universitaria

Pueden emitirse de forma general para todos los integrantes de la familia universitaria o por grupos segmentados.

En general pretenden informar sobre hechos y consecuencias derivadas, provocar que se realicen actuaciones determinadas o estimular un comportamiento adecuado.

Pueden ser emitidas en forma de normas o de recomendaciones y deberán ser dirigidas, en función de su importancia, por el Gestor  de Autoprotección, por el propio Comité de Crisis, o por la Gerencia, el Rectorado, o la Junta de Gobierno, si las circunstancias lo aconsejan.

Organizaciones de la Administración Pública

Tienen por objetivo informar sobre un determinado siniestro, sobre sus consecuencias o de las necesidades conducentes a la normalización de la situación.

Tienen un carácter oficial, por lo que exigen un tratamiento adecuado.

Entre los destinatarios pueden encontrarse:

• Autoridades en materia de Seguridad, de Protección Civil (Delegado de Gobierno y/o Subdelegado provincial, Consejeros de la Junta de Andalucía y/o Subdelegado de Gobierno, Alcalde-Presidente, Responsables de los Grupos de Intervención, dependientes de los anteriores)

• Responsables en materia sanitaria-asistencial (Sanidad, EPES-061, Hospitales, etc.)

• Juzgados

En ocasiones será necesaria la participación de los Servicios Jurídicos de la Universidad (Gabinete Jurídico dependiente de la Secretaría General de la Universidad).

Medios de Comunicación

Ante sucesos graves o con una especial repercusión es previsible que los medios de comunicación se interesen demandando información sobre el suceso y sus consecuencias.

Del tratamiento, en forma y contenido, depende en ocasiones que el problema originado por el suceso adquiera una dimensión distinta.

Frente a sucesos de gravedad, la incorporación al Comité de Crisis del Gabinete de Comunicación y Relaciones Sociales y Gabinete de Rectorado será ineludible.

Los comunicados y las ruedas de prensa son las fórmulas comunes para transmitir la información relativa al suceso.

Como norma general, la determinación de un portavoz único y la recomendación de canalizar cualquier comunicación a través de dicha portavocía evitarán la obtención de una información sesgada o sin suficiente contraste.

ACTUACIONES DEL COMITÉ DE EMERGENCIA

Pre-emergencia

• Atenderán las información y recomendaciones que le remita el Gestor de Autoprotección.

• En determinados casos, demandará a iniciativa propia o a instancia de los integrantes del Comité de Crisis, la constitución de dicho comité. Sus miembros acudirán a dicha llamada.

Emergencia menor

• Atenderán las informaciones y recomendaciones que les remita el Gestor de Autoprotección.

• La declaración emergencia menor puede llevar aparejada en ocasiones  la constitución del comité.  Sus miembros acudirán a dicha llamada.

• En fases tempranas se repartirán determinadas tareas prioritarias relacionadas con la emergencia, tales como el seguimiento de heridos, atención a damnificados, información a familiares y afectados, comunicaciones con Administraciones Públicas, evaluación de la situación originada, etc.

• Sus funciones varían en función del suceso y sus consecuencias. En cualquier caso, además de las propias que tienen encomendadas en la Estructura de Dirección Universitaria, deben de tenerse en consideración a título indicativo:

  • Dirección general de las actuaciones

  • Seguimiento y atención de damnificados: víctima, heridos y hospitalizados.

  • Información a familiares y afectados.

  • Recopilación de la información sobre el siniestro, sus causas y consecuencias.

  • Evaluación de la situación originada. Estudios de impactos. Implicaciones sobre las actividades universitarias.

  • Programas de sustitución y de reparación (que precisan urgencia).

  • Planes de contingencia.

  • Medidas preventivas y de protección.

  • Comunicados y recomendaciones a la familia universitaria u opinión pública.

  • Estrategia de comunicación con la prensa y elaboración de comunicados.

  • Comunicación y coordinación con Instituciones y Organismos de la Administración Pública.

Emergencia mayor (catástrofe)

• Se constituirá el comité de crisis.

• Se seguirán las instrucciones emitidas para el caso de emergencia menor

[1] Evento menor: suceso de características graves, aunque no catastróficas

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